ساختار و تشکیلات جشنواره و همایش

الف) هیئت امنای تولیت شمس تبریزی

که وظایف خود را بر اساس اساسنامه تولیت شمس تبریزی انجام می‌دهند و اعضای آن طبق ماده 9 اساسنامه هستند

ب) هیئت مدیره تولیت شمس تبریزی

که وظیفه سیاست‌گذاری و تعیین اهداف کلی جشنواره و همایش و تصویب آن‎ها را عهده‌دار است و بر اساس اساسنامه وظایف خود را در تمامی بخش‌ها ایفا می‌کند

ج) رئیس جشنواره و همایش

که مدیرعامل تولیت شمس تبریزی در زمان برگزاری جشنواره و همایش عهده دار آن است

اهم وظایف رئیس جشنواره و همایش

ـ انتخاب اعضای شورای (برنامه‌ریزی و راهبردی) جشنواره و همایش با پیشنهاد دبیر جشنواره و همایش و معرفی به هیئت مدیره و تایید آنها

ـ انتخاب و انتصاب دبیر جشنواره و همایش

ـ مدیریت ستاد جشنواره و همایش و ایجاد هماهنگی بین بخش های هنری ـ علمی و اجرایی آن

ـ مدیریت و نظارت بر اجرای جشنواره و همایش در تمامی مراحل بر اساس قوانین و ضوابط کشور و آئین نامه‌های جشنواره و همایش

ـ مدیریت و نظارت بر تهیه، اعلام و ارسال به موقع گزارش‌های جشنواره و همایش به مراجع ذی ربط و جامعه علمی و هنری

ـ مدیریت مربوط به امور صدور مجوزهای لازم و امور اداری درون سازمانی

ـ مدیریت امور مربوط به هماهنگی‌های مورد نیاز با نهادهای دولتی و سایر نهادها ....

 

د) دبیر جشنواره و همایش

اهم وظایف دبیر جشنواره و همایش

ـ انتخاب و معرفی اعضای شورای راهبردی اجرایی به رئیس جشنواره و همایش

ـ انتخاب و معرفی مدیران اجرایی همایش و جشنواره

ـ تهیه و تنظیم فراخوان‌های جشنواره و همایش

ـ رایزنی با مدیران دیگر جشنواره‌های ملی و بین المللی و همچنین هنرمندان و تهیه کنندگان برای هم‌افزایی و گسترش دامنه و تاثیرگذاری فعالیت جشنواره و همایش

ـ تهیه و تنظیم و مصرف بودجه جشنواره و همایش با هماهنگی و نظارت رئیس جشنواره و همایش

ـ تدوین گزارش‌های مقتضی از روند برگزاری جشنواره و همایش و ارسال آن به مراجع ذیصلاح

ـ انتخاب مشاورین با تخصص های مرتبط مورد نیاز (حداکثر 3 نفر)

ـ طراحی پروژه های هنری مرتبط و سفارش آن ها

ـ تدوین و ارائه جدول اجرای برنامه های جشنواره و همایش

 

هـ) شورای راهبردی جشنواره و همایش

1ـ ترکیب شورای راهبردی

ـ دبیر جشنواره و همایش

ـ مدیر اجرایی جشنواره

ـ مدیر اجرایی همایش

ـ نماینده شورای اسلامی شهر خوی

ـ نماینده اداره کل میراث فرهنگی

ـ نماینده اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی

ـ نماینده شهرداری خوی

ـ 2 نفر از اساتید دانشگاهی

ـ 2 نفر به نمایندگی از سازمان های مردم نهاد فعال در حوزه ادبیات و فرهنگ و هنر

***نمایندگان ادارات کل و شهرداری و شورای اسلامی شهر با درخواست کتبی و معرفی ادارات مرتبط در جلسات حضور خواهند داشت

***نمایندگان دانشگاه ها از میان اساتید فعال و موثر در حوزه فرهنگ و ادب و هنر توسط دبیر جشنواره و همایش انتخاب می شوند.

***جلسات شورای راهبردی حداقل هر دو هفته یکبار و در شهرستان خوی برگزار خواهد شد.

***ابلاغ اعضای شورای راهبردی توسط رئیس جشنواره و همایش صادر خواهد شد.

***دبیر جشنواره و همایش می‌تواند بنابه ضرورت کارشناسان مورد نیاز را به عنوان کارشناس میهمان شورای راهبردی دعوت نماید.

2) وظایف شورای راهبردی

ـ برگزاری جلسات بررسی طرح‌ها ـ برنامه‌ها و بودجه و .. همایش و جشنواره و اعلام نظر کارشناسی و تصویب اولیه آن‌ها و ارجاع به هیئت مدیره تولیت شمس تبریزی جهت تصویب نهایی.

 

و) مدیر همایش علمی و جشنواره

اهم وظایف مدیران جشنواره و همایش

ـ انتخاب هیات انتخاب گروه‌ها و آثار و مقالات بر اساس شرایط و ضوابط.

ـ پیشنهاد گروه‌های مدعو به هیأت انتخاب گروه‌ها و مقالات و آثار بر اساس کیفیت و رپرتوار هر کدام

ـ دعوت از هیأت انتخاب آثار و گروه‌ها برای برگزاری جلسه و مدیریت جلسات

ـ برگزاری شایسته جشنواره و همایش بر اساس شرایط و ضوابط و قوانین دولت جمهوری اسلامی ایران و مصوبات هیئت مدیره و ابلاغ مدیران مافوق تحت نظر دبیر جشنواره و همایش

ـ تشکیل کمیته‌های اجرایی، طراحی و تدوین ساختار و شرح وظایف کمیته های مزبور، انتخاب و انتصاب مدیران این کمیته‌ها و نظارت بر حسن انجام کار کمیته‌ها

 

ر) هیأت انتخاب آثار

نحوه گزینش: اعضای این هیأت به پیشنهاد مدیر اجرایی هر بخش و تایید رئیس و دبیر جشنواره و تصویب نهایی هیئت مدیره تولیت شمس تبریزی انتخاب خواهند شد.

ترکیب اعضای هیات انتخاب به شرح ذیل خواهد بود.

ـ دبیر جشنواره / همایش

ـ مدیر اجرایی جشنواره / همایش

ـ 3 نفر کارشناس خبره و معروف و مشهور در حوزه مربوطه

ـ نماینده اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی (برای جشنواره)

ـ اعضای کمیته علمی همایش و دبیر علمی همایش مستقر در پژوهشگاه علوم انسانی و مطالعات فرهنگی کشور (برای همایش)

 

ز) شورای ارزیابی و نظارت بر جشنواره

شورای ارزیابی جشنواره و همایش وظیفه نظارت بر این دو رویداد و ارزیابی عملکرد گردانندگان آن را بر عهده دارد.

نحوه گزینش شورای ارزیابی:

این شورا هم زمان با آغاز به کار جشنواره و همایش از سوی هیئت مدیره تولیت شمس تبریزی تشکیل می‌شود و ترکیب آن به شرح ذیل خواهد بود.

ـ نماینده هیئت مدیره تولیت شمس تبریزی

ـ نماینده استانداری آذربایجان غربی

ـ نماینده اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان

ـ نماینده اداره کل میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری

ـ نماینده شورای اسلامی شهر خوی

ـ نماینده حامیان مالی همایش و جشنواره (حامیانی که بالای مبلغ 500 میلیون ریال مساعدت داشتند)

ـ نماینده پژوهشگاه علوم انسانی و مطالعات فرهنگی